Ich begleite seit über 12 Jahren Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und habe bereits viele Systemintegrationen hinter mir. Ein zentraler Punkt ist der passende Scanner, denn ohne ihn geht es (noch) nicht.
Worauf sollte man achten?
- der Scanner sollte eine hohe Geschwindigkeit haben
- der Scanner sollte farbig scannen
- der Scanner sollte duplex scannen, d.h. mit einem Durchzug werden beide Seite gescannt
- und nicht zu vergessen, sollte er einen automatischen Vorlageneinzug haben
- der Scanner sollte leere Seiten automatisiert aus der Datei löschen
- der Scanner sollte netzwerkfähig sein und Zugriff auf die zentrale Ablage haben
- eine Wi-Fi-Konnektivität erleichtert den Anschluss und den Benutzerwechsel
- es ist wichtig, dass man verschiedene Profile anlegen kann, je mehr desto besser
- ein Touchscreen ist klasse
- es erleichtert sehr, wenn es eine OCR-Erkennung in der dazugehörigen Software gibt und eine durchsuchbare pdf erzeugt wird
- ebenso, wenn die Beschriftung der Datei automatisiert erfolgt
- Cloud-Anbindungen finden wir ebenfalls empfehlenswert
Grundsätzlich gilt, je weniger manuelle Eingriffe nötig sind, desto besser.
Unser derzeitiger Favorit für kleine und mittelständische Unternehmen wie auch Privatpersonen ist der FUJITSU ScanSnap iX1500.
Für größere Unternehmen gibt tolle Speziallösungen, die direkt in die vorhandenene Systemarchitektur angebunden werden können.
Einen Extra-Tipp für Einsteiger: Es bietet sich vor Einrichtung eines Scanners an, die aktuellen Prozesse und Belegstationen neu zu überdenken. Gerne helfen wir Ihnen dabei. Vereinbaren Sie hier einen kostenlosen Telefontermin.